Digitaliseren met de E-CMR?
Digitalisatie binnen de transportbranche, het is niet meer weg te denken en gewoon essentieel geworden. We gebruiken Transport Management Systemen (TMS), die weer gekoppeld zijn aan Fleet Management Systemen (FMS). We registreren uren en de bijbehorende onkostenvergoeding steeds vaker digitaal. We lezen onze tachografen digitaal uit en we helpen chauffeurs om beter en efficiënter te rijden. En daarbij kan het belangrijkste document voor wegvervoer niet achterblijven; de CMR.
Oorsprong van de CMR
De CMR-vrachtbrief, volledige naam Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route, is gebaseerd op het Verdrag uit 1956 dat bepaalt hoe we omgaan met internationaal vervoer van goederen over de weg.
En in dat verdrag staan regels opgesteld die verwerkt moeten worden in een CMR-document. Bijvoorbeeld dat een vrachtbrief in drievoud en volledig identiek moet worden opgemaakt voor de afzender, de transporteur en de afnemer.
En de inhoud staat ook vast en is per punt beschreven op het alom bekende rood witte formulier. Plaats, datum en afgifte, NAW-gegevens van alle partijen, stuks, kenmerken etc. Je kunt het formulier waarschijnlijk dromen.
In 2008 werd een bijlage toegevoegd aan het oude verdrag om de elektronische vrachtbrief, dus de digitale variant van de papieren CMR, toe te gaan staan. De zogenaamde E-CMR was geboren.
Wat zijn de voordelen van de E-CMR?
Waarom zou je als transportbedrijf al kiezen voor de E-CMR. Is het een meerwaarde om nu over te stappen?
Het antwoord op die vraag is o.a. sterk afhankelijk van de klanten en partijen waarmee samen wordt gewerkt. Zij dienen immers ook klaar te zijn voor de E-CMR. Met inachtneming van deze criteria zijn er heel veel voordelen aan het gebruik van de E-CMR.
Transparantie
Geen fouten
Altijd bij de hand
Sneller
Nooit meer dubbele invoer
API Interfacing
Minder kosten
Beter voor het milieu
Zijn we wel klaar voor de E-CMR?
Investeringen
Al jaren is er veel discussie over de E-CMR. In grote lijnen is iedereen het er wel over eens dat de papieren vrachtbrief vervangen moet worden door een digitale variant. Het grote probleem is dat iedereen in de keten, betrokken bij het proces van internationaal vervoer van A tot Z, ingericht moet zijn om de E-CMR te verwerken. En daarvoor dienen soms investeringen te worden gedaan. Want de afzender, de transporteur en de afnemer dienen allen te kunnen werken met een digitale vrachtbrief. Maar in de praktijk zijn er nog tal van Europese bedrijven die helemaal niet gedigitaliseerd zijn. Zij zullen dus eerst moeten investeren in het digitaal maken van hun hele operatie voordat ze überhaupt kunnen werken met de E-CMR, of althans in minimale zin een E-CMR moeten kunnen verwerken in de eigen organisatie. En dat gooit roet in het eten voor de transportondernemingen die al wel gedigitaliseerd zijn. Maar gelukkig zijn er wel marktpartijen die de E-CMR incl. standalone portal aanbieden. Zo kunnen alle betrokkenen toch inzicht krijgen in de data. Met als kanttekening dat er dan een papieren- en digitale stroom is van vrachtbrieven. Een flinke verandering en meer werk voor sommige transportondernemingen.
Veiligheid
Daarnaast zijn er veel zorgen over de veiligheid van de E-CMR. Het protocol zou gevoelig kunnen zijn voor datalekken en privacy issues. Een dergelijk digitaal platform zou natuurlijk ook interessant kunnen zijn voor hackers die kwaad willen. En in hoeverre is de digitalisatie onderhevig aan fraudegevoeligheid? Veel van deze zaken zijn al grondig onderzocht en in 2020 bij verlenging van de ‘proef’ van het E-CMR protocol veilig bevonden. Maar de bezwaren blijven op de achtergrond spelen.
Ratificatie
Inmiddels ‘ratificeren’ veel (Europese) landen de E-CMR, maar er zijn nog steeds landen die achterblijven om verschillende redenen. Met ratificatie van de E-CMR staat een land toe dat de E-CMR gebruikt mag worden. Belangrijke achterblijvers zijn bijvoorbeeld Italië, Kroatië en Oostenrijk. Een voorwaarde voor de haalbaarheid van de E-CMR is natuurlijk dat alle ‘Europese’ landen overgaan tot ratificatie van de E-CMR. En daarom is met het verlengen van de E-CMR proef van 2020 tot 2025 een EU-verordering (EFTI) opgenomen die ervoor zorgt dat in augustus 2025 overheden verplicht worden grote delen van de E-CMR digitaal te accepteren.
E-CMR integratie
Wil je gebruik gaan maken van de E-CMR, dan is volledige integratie binnen de bestaande digitale structuur aan te raden.
Alleen dan haal je het optimale rendement uit de oplossing. Idealiter wil je jouw ritlijsten via jouw TMS-pakket rechtstreeks aanbieden op de boordcomputer applicatie van de chauffeur. Tijdens afhandeling van de ritten kan hij gebruik maken van de geïntegreerde E-CMR koppeling. Na afhandeling worden de ritgegevens, overige data en natuurlijk de E-CMR aangeleverd op bestemming. Dat is vaak een combinatie van het TMS en een Datahub voor E-CMR’s om de data direct inzichtelijk te maken voor de betrokkenen. Alles zonder papier, met minimale kans op fouten en razendsnel.
